Adobe 報告:年輕一代帶動數位檔案使用及電子簽名的增長,企業應為服務「未來的客戶」做好準備

遠距工作及混合工作模式逐漸成為常態,推動了數位檔案及電子簽名全球採用率的迅速增長;根據 Adobe 在 2020 年 12 月進行的一項調查顯示,年輕一代正在推動數位檔案及電子簽名的使用增長,高達 53% 的亞太區受訪者在 2020 年首次使用電子簽名。

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調查更發現 Z 世代採用及接納電子簽名的程度較其他世代更高,單是  2020 年下半年的採用率已高達 61%;Z 世代泛指 1997 至 2012 年間出生的人,生於科技蓬勃發展的年代,對這類型的科技產品自然瞭若指掌。

 

Adobe 香港和台灣地區數位媒體經理蕭家旭(Kelvin)表示:「自 30 年前 PDF 面世以來,紙本遷移至數位檔案的趨勢沒有中斷過,2020 年更是重要的轉捩點。疫情下數位檔案已成為企業維持生產力的關鍵因素:企業、政府與消費者如何溝通、協調及進行交易,將塑造著未來的經濟發展。」

 

現仍有不少本地企業沿用傳統的方法,列印紙本合約郵遞給客戶簽署,以取得訂單或者授權,然而在維持社交距離的情況下,整個流程不僅費時,亦未能避免各種延誤。部分企業還需特地安排同事返回辦公室跟進客戶簽署的文件,進一步拖慢項目進度及影響企業收益。採用電子簽名則可以很好地解決這一問題,亦可提升客戶的體驗。

 

企業亦無須擔心用戶對電子簽名的接受程度,因調查發現絕大部分亞太區受訪者已經充分認同電子簽名方便(92%)、安全(80%) 及具法律效力(86%),並有意在疫情後繼續使用(84%),千禧世代(泛指 1980 年代和 1990 年代出生的人)更希望電子簽名得到更廣泛的應用。

 

蕭家旭認為:「上述結果與 Adobe 早前發布的《2021 數位趨勢報告》結論十分吻合,消費者現正不斷嘗試創新的管道及購買方式,企業沿用以往的經營模式已經不合時宜,必須提升其洞察力與執行能力來滿足他們的需要,以適應未來的工作與消費模式,例如開拓更多便捷、安全的數位管道,改善客戶體驗,為服務年輕一代這些『未來的客戶』做好準備。」

 

調查發現大部分亞太區受訪者(73%)認為仍未提供電子簽名選項的企業落後他人,更有約五分之四的亞太地區受訪者表示希望企業(82%)和政府(78%)提供更多具有數位簽名的選項。另外值得關注的是,普遍受訪者均意識到數位檔案安全的重要性,超過三分之二(71%)的受訪者希望檔案受密碼保護,超過一半(57%)的受訪者更認為需要雙重授權保護。

 

疫情正逐漸消退,但它所帶來的許多數位改革在加速發展;在數位檔案管理方面,蕭家旭建議企業可重新審視現有文件流程,找出需求最為緊迫的部分,引入諸如 Adobe Acrobat Pro DC 等 PDF 等適合的工具處理數位檔案,同時加強對企業內部員工的培訓,並為消費者提供操作指南,將數位流程逐漸融入到現有文件流程當中。金融服務機構更應加快採用數位檔案工作流程的步伐,透過應用數位檔案解決方案合作、共享、使用電子簽名、追蹤和安全地管理檔案,提升工作效率,保持業務的連續性,並為機構帶來即時的效益。

 

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